Zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej w Tychach i Katowicach. Od czego zacząć?

Zgłoszenia pozostają bez odpowiedzi, rozliczenia budzą wątpliwości, a naprawy są odkładane na kolejne miesiące? W takich sytuacjach właściciele mieszkań zaczynają rozważać zmianę firmy obsługującej budynek.

Zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej wymaga sprawdzenia dokumentów, ustalenia właściwej procedury i zaplanowania przekazania obsługi. Dobrze przygotowany proces pozwala zachować ciągłość rozliczeń, serwisów oraz kontaktu z mieszkańcami.

Wyjaśniamy, od czego zacząć, na co zwrócić uwagę przy porównywaniu ofert i jak przygotować wspólnotę do współpracy z nową firmą.

Kiedy warto rozważyć zmianę zarządcy wspólnoty mieszkaniowej?

Pojedyncza awaria lub różnica zdań nie musi oznaczać konieczności zakończenia współpracy. Powodem do oceny jakości obsługi są jednak problemy, które powtarzają się mimo zgłoszeń i rozmów.

Brak kontaktu i informacji o realizacji zgłoszeń

Mieszkańcy powinni wiedzieć, gdzie zgłosić usterkę, kto zajmuje się sprawą i na jakim jest ona etapie. Brak odpowiedzi oraz informacji o terminie działania utrudnia kontrolę nad stanem budynku.

Warto sprawdzić, czy obecna umowa określa zasady kontaktu, obsługi awarii i raportowania wykonanych prac.

Nieczytelne rozliczenia i trudności z wyjaśnieniem kosztów

Wątpliwości mogą dotyczyć faktur, rozliczeń mediów, zaległości lub wydatków z funduszu remontowego. Ważne jest, aby właściciele otrzymywali zrozumiałe wyjaśnienia i mogli sprawdzić dokumenty dotyczące nieruchomości wspólnej.

Przejrzyste rozliczenia pomagają podejmować decyzje o remontach i wysokości opłat.

Odkładane naprawy i brak planu działania

Powracające przecieki, niedrożne rynny czy nieskutecznie usuwane usterki wymagają ustalenia przyczyn oraz dalszych działań. Wspólnota potrzebuje informacji o priorytetach, przewidywanych kosztach i sposobie finansowania prac.

Jeśli kolejne zgłoszenia nie prowadzą do rozwiązania problemu, warto ocenić organizację obsługi technicznej.

Zarząd, zarządca i administrator. Co trzeba ustalić przed zmianą?

W codziennych rozmowach nazwy te bywają używane zamiennie. Przy zmianie obsługi budynku różnice mają jednak znaczenie.

Zarząd wspólnoty to osoba lub osoby wybrane do kierowania jej sprawami i reprezentowania wspólnoty. Administrator wykonuje zadania wynikające z umowy, wspierając zarząd w bieżącej obsłudze. Możliwe jest również powierzenie zarządu osobie fizycznej albo prawnej na zasadach określonych w ustawie o własności lokali.

Dlatego pierwsze pytanie brzmi: czy wspólnota chce zmienić firmę administrującą, członków zarządu, czy sposób zarządzania nieruchomością?

Zmiana firmy administrującej

Jeżeli wspólnota ma wybrany zarząd i korzysta z usług administratora, należy sprawdzić umowę, zakres uprawnień zarządu oraz obowiązujące uchwały. Na tej podstawie ustala się sposób zakończenia współpracy i zawarcia nowej umowy.

Sama zmiana administratora nie oznacza automatycznie zmiany zarządu wspólnoty.

Zmiana sposobu zarządu powierzonego

Jeżeli zarząd powierzono w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, trzeba przeanalizować dokument ustanawiający ten sposób zarządu.

Zgodnie z art. 18 ust. 2a zmiana ustalonego w tym trybie sposobu zarządu może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Nie należy więc zakładać, że w każdej wspólnocie wystarczy samo wypowiedzenie umowy.

Właściwą procedurę należy ustalić na podstawie dokumentów konkretnej nieruchomości.

Jak przygotować zmianę zarządcy wspólnoty mieszkaniowej?

Przed rozpoczęciem formalności warto zebrać dokumenty i ustalić oczekiwania wobec nowej firmy.

Sprawdźcie obecną umowę i dokumenty wspólnoty

Do analizy przydadzą się przede wszystkim:

• aktualna umowa o zarządzanie lub administrowanie wraz z aneksami,
• uchwały dotyczące zarządu i obsługi nieruchomości,
• dokumenty określające sposób zarządu,
• aktualna treść księgi wieczystej nieruchomości wspólnej.

W umowie należy sprawdzić okres wypowiedzenia, sposób doręczenia oświadczenia i zasady przekazania dokumentacji.

Ustalcie, czego oczekujecie od nowej firmy

Przygotujcie listę najważniejszych problemów. Mogą to być opóźnione rozliczenia, brak nadzoru nad wykonawcami, nieskuteczna komunikacja lub zaległe naprawy.

Na tej podstawie łatwiej porównacie oferty. Każda firma powinna otrzymać podobne informacje o budynku oraz oczekiwanym zakresie obsługi.

Uzgodnijcie harmonogram przejęcia

Termin zakończenia obecnej umowy powinien być skoordynowany z rozpoczęciem nowej obsługi. Trzeba ustalić, kto w okresie przejściowym przyjmuje zgłoszenia, zatwierdza płatności i kontaktuje się z wykonawcami.

Pozwala to ograniczyć ryzyko sytuacji, w której ważna sprawa pozostaje bez osoby odpowiedzialnej za jej prowadzenie.

Jak wybrać nowego zarządcę w Tychach lub Katowicach?

Przy wyborze firmy warto porównywać zarówno wynagrodzenie, jak i konkretny zakres obowiązków. Niższa opłata podstawowa może oznaczać osobne rozliczanie części czynności.

Porównajcie zakres obsługi i opłaty dodatkowe

Zapytajcie, czy oferta obejmuje:

• prowadzenie rozliczeń i ewidencji wspólnoty,
• przygotowanie zebrań i projektów uchwał,
• organizację przeglądów i nadzór nad terminami,
• obsługę zgłoszeń technicznych,
• pozyskiwanie ofert na remonty i usługi,
• nadzór nad wykonawcami,
• monitorowanie zaległości,
• przekazywanie informacji zarządowi i właścicielom.

Ustalcie również, które czynności wymagają dodatkowego wynagrodzenia oraz czy podana cena jest ceną netto czy brutto.

Ustalcie zasady kontaktu i reagowania na awarie

Warto wiedzieć, kto będzie prowadził nieruchomość, jak zgłaszać problemy i jak wygląda obsługa pilnych awarii poza standardowymi godzinami pracy.

Zapytajcie także o sposób informowania o zakończonych naprawach i sprawach wymagających decyzji wspólnoty.

Zapytajcie o plan pierwszych działań

Nowa firma powinna potrafić wyjaśnić, jak zamierza przejąć obsługę i sprawdzić stan spraw wspólnoty.

Dobrym punktem wyjścia jest przegląd dokumentacji, rozliczeń, umów z wykonawcami, terminów kontroli oraz otwartych zgłoszeń technicznych.

Przekazanie dokumentacji po zmianie zarządcy

Zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej powinna obejmować uporządkowane przekazanie dokumentów i informacji potrzebnych do dalszej obsługi budynku.

Dokumentacja finansowa i administracyjna

Lista przekazywanych materiałów powinna uwzględniać między innymi:

• rozliczenia i salda na uzgodniony dzień,
• zestawienie należności i zobowiązań,
• faktury oraz dokumenty księgowe,
• uchwały i protokoły zebrań,
• umowy z dostawcami i wykonawcami,
• informacje o sprawach windykacyjnych, sądowych i ubezpieczeniowych.

Dokumentacja techniczna i sprawy bieżące

Istotne są również protokoły kontroli, dokumentacja budynku, zalecenia pokontrolne, informacje o remontach, gwarancjach i nierozwiązanych usterkach.

Należy ustalić zasady przekazania kluczy oraz uprawnień do systemów używanych przy obsłudze nieruchomości.

Przekazanie warto udokumentować protokołem z wykazem otrzymanych materiałów, braków i terminów ich uzupełnienia.

Najczęstsze pytania o zmianę zarządcy wspólnoty mieszkaniowej

Czy można zmienić zarządcę w trakcie roku?

Sama zmiana roku rozliczeniowego nie jest warunkiem zmiany firmy. Termin należy ustalić z uwzględnieniem obecnej umowy, wymaganych decyzji i czasu potrzebnego na przejęcie obsługi.

Czy przy zmianie zarządcy zawsze potrzebny jest notariusz?

Nie każda zmiana firmy obsługującej wspólnotę wymaga udziału notariusza. Znaczenie ma dotychczasowy sposób zarządu i zakres planowanej zmiany. W przypadku zmiany sposobu zarządu określonego w trybie art. 18 ust. 1 ustawy zastosowanie ma wymóg wskazany w art. 18 ust. 2a.

Ile kosztuje obsługa wspólnoty mieszkaniowej?

Wycena zależy między innymi od wielkości nieruchomości, liczby lokali, wyposażenia technicznego, stanu dokumentacji i zakresu obowiązków firmy.

Aby porównać koszty, warto poprosić o pełny wykaz usług objętych wynagrodzeniem oraz opłat dodatkowych.

Rozważacie zmianę zarządcy w Tychach lub Katowicach?

MB Zarządzanie Nieruchomościami oferuje obsługę nieruchomości mieszkaniowych i komercyjnych na terenie Śląska, Małopolski i Opolszczyzny.

Jeżeli planujecie zmianę firmy obsługującej wspólnotę, skontaktujcie się z nami. Omówimy potrzeby budynku i zakres możliwej współpracy.

Prześlijcie adres nieruchomości, liczbę lokali, powierzchnię oraz krótki opis oczekiwań. Na tej podstawie przygotujemy indywidualną ofertę obsługi.

MB Zarządzanie Nieruchomościami
Telefon: 887 320 900
E-mail: michal@burkat.com.pl

Poznaj naszą ofertę zarządzania nieruchomościami lub skontaktuj się z nami.

Podstawa prawna

Zasady zarządzania nieruchomością wspólną określa ustawa o własności lokali. Przed zmianą zarządcy warto sprawdzić jej przepisy oraz dokumenty konkretnej wspólnoty.